Одними из самых популярных конфигураций системы 1С:Предприятие на сегодняшний день являются «Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия». При одновременном их использовании в одной организации возникает задача обмена данными. Он может производиться различными способами:

1. Подключение к информационной базе-приемнику. Этот способ удобно использовать, если у пользователя имеется доступ к обеим информационным базам, а также обе информационные базы обновлены до актуальных версий.
2. Общий файловый ресурс (каталог обмена). Этот способ используется в случае, если у пользователей отсутствует доступ одновременно к двум информационным базам. Формируется xml-файл выгрузки, который можно поместить в общий сетевой каталог, либо передать по электронной почте. Данный способ позволяет увидеть, какие именно объекты каким образом выгружаются, отредактировать правила выгрузки, что бывает полезно в случаях, когда одна из информационных баз (или обе) не обновляются.
3. Общий FTP-ресурс. Способ аналогичен предыдущему, с той лишь разницей, что xml-файл выгрузки помещается на FTP-сервер.

Рассмотрим наиболее сложный вариант обмена между необновляемой информационной базой «Управление торговлей 10.3.20.2», к тому же с внесенными изменениями и дополнениями, и «Бухгалтерией предприятия 2.0.52.7», обновленной до актуальной на сегодняшний день версии. В качестве способа обмена был выбран Общий файловый ресурс, т.к. он предоставляет наиболее широкие возможности по настройке.

Перед началом непосредственно настройки обмена данными необходимо выполнить некоторые действия с информационной базой:

1. Сделать резервную копию информационных баз. Это обязательное действие, поскольку исправить последствия некорректного обмена будет очень сложно. Резервную копию можно сделать либо копированием каталога с базой, либо через конфигуратор командой Администрирование — Выгрузить информационную базу.
2. Настроить общие параметры обмена в «Управлении торговлей». Для этого необходимо зайти в меню Сервис — Настройка учета — Настройка параметров учета и на вкладке Обмен данными установить галочку Использовать обмен данными с конфигурациями на платформе 8.2 а также задать префикс информационной базы.
   
3. Аналогичную операцию сделать для «Бухгалтерии предприятия». Для этого нужно зайти в меню Сервис — Настройка программы, вкладка Обмен данными. Там же можно задать склад, к которому должны относиться все документы, выгруженные из «Управления торговлей».
   
4. Настроить счета учета в Бухгалтерии предприятия. Дело в том, что Управление торговлей не знает, что такое бухгалтерские счета, а для проведения документов в Бухгалтерии предприятия они должны быть заполнены. Если для всей номенклатуры используются одинаковые бухгалтерские счета, то можно создать только одну запись в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Если же счета могут отличаться для каждого товара, то придется вернуться к этому шагу после обмена справочниками и задать необходимые счета для каждой номенклатурной единицы. Не будет лишним проверить заполнение регистра сведений Счета расчетов с контрагентами.
   
5. Очистить данные по прошлым неудачным настройкам обмена (если они были). Для этого в обеих информационных базах в Планах обмена удаляем неиспользуемые больше планы. Если мы настраиваем единственный обмен между Бухгалтерией предприятия и Управлением торговлей, то в обеих информационных базах должно остаться по одному узлу с названием Эта информационная база с кодом 000. После этого в обеих информационных базах справочнике Настройки обмена данными удаляем неиспользуемые настройки (будьте внимательны, в это справочнике хранятся абсолютно все настройки обмена, не удалите лишнего).
6. После выполнения этих действий можно приступать к настройке самого обмена данными. Начнем с Управление торговлей. Мастер настроек запускается из меню Сервис — Обмен данными с «1С:Бухгалтерия 8» — Обмен с «1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0 — Помощник настройки обмена данными с «1С:Бухгалтерия 8.
7. Выбираем режим работы помощника. Лучше выбрать экспертный, т.к. он предоставляет больше возможностей по настройке. В любом случае, если какой-то параметр покажется незнакомым, то его можно оставить как есть.
   
8. На следующем этапе нужно выбрать сценарий работы помощника: создавать новую настройку, продолжать создание или изменять существующую. Мы создаем новую.
9. Выбираем способ создания настройки обмена. Поскольку мы создаем настройку впервые, то выбираем Создать новую настройку обмена.
   
10. На следующем этапе нужно выбрать механизм обмена. Как мы уже говорили, будем использовать Общий файловый ресурс. В этом случае необходимо указать каталог, в который будут помещаться xml-файлы выгрузки. При использовании непосредственного подключения к информационной базе нужно указать адрес этой базы, версию платформы, логин и пароль. А при выборе FTP-сервера — параметры доступа к нему.
    
11. Теперь нужно указать, в каком направлении будет идти обмен. Мне нужна только выгрузка данных из «Управления торговлей» в «Бухгалтерию предприятия», поэтому я выбираю односторонний обмен. Если нужно, чтобы данные из «Бухгалтерии» тоже передавались в «Торговлю», тогда нужно выбирать двусторонний обмен.
    
12. На следующем шаге устанавливаются параметры обмена и ограничения. Названия параметров говорят сами за себя. Тут можно определить, документы каких юр.лиц будут выгружаться, как будет переноситься себестоимость, будут ли участвовать в обмене заказы и счета на оплату покупателей и т.д. Отдельно стоит обратить внимание на параметр Передавать только документы, отраженные в бухгалтерском учете. Если этот флаг включен, то в выгрузку не попадут документы, проведенные только в управленческом учете. Меня интересует выгрузка данных только по одному юр.лицу, поэтому со второго я флажок снимаю.
    
13. Теперь настраиваем правила переноса объектов. На этом этапе нужно определить, какие документы нужно переносить (параметр Выгружать), какие не должны переноситься (параметр Не выгружать), а какие должны выгружаться только в случае, если на них ссылается другой выгружаемый объект (параметр Только по ссылке).
    
14. Следующее действие — поиск совпадающих объектов по полям синхронизации. Если до настройки обмена уже велся учет в обеих информационных базах, то в них возможно будут идентичные элементы справочников Организации, Контрагенты, Номенклатура и т.д. Очень желательно, чтобы при обмене эти элементы не дублировались. Поэтому система будет сопоставлять элементы обеих информационных баз по некоторым ключевым полям. Например, если при обмене данными в обеих базах будут найдены организации с одинаковыми наименованиями, ИНН, КПП, то система посчитает их одной и той же организацией и не будет создавать ненужную копию. Поэтому, перед переходом к следующему шагу нужно проверить, чтобы ключевые поля поиска были одинаково заполнены у идентичных объектов. Кроме того, не должно быть дублирующих объектов в пределах каждой информационной базы. Проверить это поможет кнопка Выполнить поиск.
    
15. Перед тем, как осуществлять обмен справочниками, нужно подготовить вторую информационную базу к обмену. Порядок действий практически тот же, только на шаге 9 выбираем не создание новой настройки,а Создать настройку обмена, используя файл настроек. Этот файл был создан первой информационной базой и лежит в папке обмена.
    
16. После выполнения всех этих действий нужно произвести первоначальный обмен справочниками в следующем порядке: сначала выполняется обмен в «Управлении торговлей», затем в «Бухгалтерии предприятия», затем снова в «Управлении торговлей». После этого мы получим синхронизированные справочники в обеих информационных базах. Далее аналогично производится обмен документами. В итоге, если все работает правильно, мы должны получить в обеих информационных базах следующее сообщение:
    

Если требуемый результат не получен, значит требуется дополнительная настройка. Возникшие при обмене ошибки можно посмотреть по ссылке Подробно…, либо в Мониторе обмена. Они могут быть самыми разнообразными. Разберем некоторые наиболее часто встречающиеся ошибки:

1. Не удалось провести загруженные документы. Как правило это происходит из-за того, что не заполнен какой-либо обязательный параметр документа. Это легко выяснить, открыв документ: незаполненные обязательные поля будут подчеркнуты красным. Дальше нужно выяснить, почему они не заполнены. Если, например, это поля бухгалтерских счетов, значит мы недонастроили счета номенклатуры или расчетов с контрагентами на шаге 4. Еще одной причиной отказа в проведении документа Реализация товаров и услуг, является отсутствие необходимого количества товара на складе. Это проверку можно отключить в настройках информационных баз.
2. Ошибка загрузки Поле объекта не обнаружено (ДатаИсправленияИсходногоДокумента) или какое-то другое поле. Это означает, что система пыталась записать данные в реквизит ДатаИсправленияИсходногоДокумента, но не нашла такого реквизита в базе-приемнике. Такая ошибка может возникать если конфигурация базы-приемника изменялась или она не обновлена до актуальной версии. Чтобы исправить эту ошибку, нужно подкорректировать правила обмена. Это можно сделать с помощью 1С:Конвертация данных.
3. После обмена документы одной из информационных баз оказались заменены документами из другой базы. Такая ошибка может возникнуть в случае, если до проведения обмена в обеих информационных базах уже велся учет. Поскольку сравнение документов ведется по их номерам, то документы одной информационной базы могут быть заменены на объекты другой информационной базы с идентичным номером. Для того чтобы этого избежать, всем объектам (документам, элементам справочников и т.д. присваиваются номера с префиксами. Эти префиксы мы задавали при настройке обмена. К сожалению, эта настройка не влияет на уже существующие объекты информационной базы. Самым простым способом исправить эту ошибку будет добавление к номеру уже существующих документов префикса. Если документов много, то это можно сделать с помощью небольшой обработки.

Если у вас возникли проблемы с настройкой обмена данными, наши специалисты всегда помогут вам.